Il Garante per la protezione dei dati personali, adito con richiesta di verifica preliminare, ha sottolineato come l’utilizzo di sistemi di geolocalizzazione installati sui veicoli in uso ai dipendenti necessiti comunque dell’accordo sindacale, nonché della garanzia di riservatezza a favore dei prestatori.
Il principio è stato affermato (e ribadito) dall’Autorità in un recente provvedimento (n. 138 del 16 marzo 2017 – doc web n. 6275314), reso all’esito di una verifica preliminare ex art. 17 del D.Lgs. 196/03: la società istante descriveva infatti la necessità di installare sistemi di localizzazione satellitare sui veicoli aziendali, al fine di perseguire scopi differenti. Tra questi, ad esempio, quello di gestire in modo rapido e tempestivo le richieste di intervento formulate dai clienti, garantire la sicurezza dei lavoratori, dislocare strategicamente i mezzi in caso di urgenze, verificare la corretta ed efficiente distribuzione del lavoro, ricostruire le dinamiche dei sinistri, nonché salvaguardare il patrimonio aziendale.
La pluralità degli scopi descritti atteneva dunque alla generale e complessiva ottimizzazione delle risorse dell’impresa, quale conseguenza di una più mirata programmazione delle attività e dei mezzi a disposizione. Pur ritenendo tali fini assolutamente legittimi e perseguibili, il Garante ha posto in evidenza come la localizzazione dei veicoli comporti necessariamente anche l’identificazione dei prestatori, attraverso il raffronto con altri dati in possesso dell’azienda (come, ad esempio, i diari di bordo e i turni di servizio).
Pertanto l’Autorità ha ricondotto il trattamento alla fattispecie del controllo a distanza, ex art. 4 della L. 300/1970 (c.d. Statuto dei lavoratori), sottolineando come la disciplina in esame imponga l’avvio delle trattative finalizzate ad ottenere un accordo con le rappresentanze sindacali dei lavoratori. Non ha infatti ritenuto opportuno ricomprendere i sistemi di geolocalizzazione dei veicoli nel novero di quegli strumenti necessari e strettamente preordinati alle attività di lavoro – così come descritti dalla Circolare 2/2016 dell’Ispettorato nazionale del lavoro – la cui applicabilità avrebbe altrimenti escluso l’obbligatorietà dell’accordo.
Il Garante ha poi sottolineato da un lato, come l’intesa con i sindacati debba essere integrata ogniqualvolta intervengano nuove e differenti finalità di trattamento e dall’altro, che il titolare ha comunque l’onere di formulare un’apposita informativa rivolta ai dipendenti, al fine di descrivere agli stessi gli scopi, le modalità ed i termini della raccolta e del trattamento stesso.
Con riferimento infine ai tempi di conservazione delle informazioni, si è posto l’accento sulle differenti finalità descritte nella richiesta di verifica preliminare, evidenziando come queste ultime determinino il lasso temporale oltre il quale i dati devono essere distrutti.